Unter Aufgaben führt jeder Mitarbeiter eigene To-dos – unabhängig von Tickets. Eine Aufgabe hat Titel, optional Beschreibung und Fälligkeit; erledigte Aufgaben werden abgehakt. Aufgaben gibt es auch im Windows-Programm, in der Android-App und in der Chrome-Erweiterung.
Der Chat verbindet das Team untereinander: links die Kollegen, rechts das Gespräch mit dem gewählten Kollegen. Neue Nachrichten zeigen einen Zähler im Menü und lösen eine Benachrichtigung aus. Der Chat ist auch in den Apps verfügbar.
Ist der Live-Chat eingeschaltet und ein Mitarbeiter „Verfügbar“, sehen Besucher des Kundenportals ein Chat-Fenster. Im Mitarbeiterbereich unter Live-Chat nehmen Mitarbeiter Gespräche an und beantworten sie; jedes Gespräch wird als Ticket (Quelle „Live-Chat“) gespeichert. Ein Live-Chat sperrt Administratoren nie aus. Ist niemand erreichbar, übernimmt der digitale Assistent.
Im Kundenprofil (aus einem Ticket oder dem Kundenverzeichnis) stehen Kontaktdaten, Organisation, alle Tickets des Kunden und interne Notizen zum Kunden. Mitarbeiter sehen Kundenprofile nur für ihre Abteilungen. Sind die Datenschutz-Werkzeuge eingeschaltet (Einstellungen → Datenschutz), bieten Administratoren hier „Alle Daten exportieren (JSON)“ und „Kundendaten löschen“ an (Kapitel 17).
Die Sperrliste blockiert einzelne E-Mail-Adressen oder ganze Mail-Anbieter (Domains). Mails von dort erzeugen kein Ticket mehr; gesperrte Adressen können sich nicht registrieren. Eintragen könnt ihr direkt in der Liste oder aus einem Ticket („Absender sperren“).
Das Verzeichnis ist die Kontaktliste aller Mitarbeiter mit Abteilung, E-Mail und Status – hilfreich, um den richtigen Ansprechpartner zu finden.
Hier sieht das ganze Team, wer verfügbar, beschäftigt, in Pause oder offline ist. Jeder ändert seinen eigenen Status; Administratoren können den Status jedes Mitarbeiters ändern (das steht im Aktivitätsprotokoll) und stellen die Zeit bis zum automatischen „Offline“ ein. Die automatische Zuweisung „Reihum“ überspringt Mitarbeiter, die offline oder außerhalb ihrer Schicht sind.