Hier verwaltet ihr Absender- und Eingangsadressen. Jede Adresse gehört zu einer Abteilung, kann ein Hilfethema vorgeben (Tickets über diese Adresse bekommen es automatisch) und optional einen eigenen SMTP-Server (Reiter „Abgehend (SMTP)“) sowie einen eigenen Abruf. Mehrere Adressen lassen sich auf einmal anlegen (eine pro Zeile). „Testen“ prüft Abruf und Versand jeder Adresse einzeln. Gibt es für eine Adresse keinen eigenen Server, gilt der allgemeine.
Damit eine Mail an support@eure-domain.de automatisch als Ticket erscheint, ruft DeskHub das Postfach per IMAP ab.
In-Reply-To/References auf eine DeskHub-Mail zeigen (so klappt es auch bei geändertem Betreff). Bei den beiden letzten Wegen muss der Absender zum Ticket gehören.Die Texte aller automatisch verschickten Mails – Eingangsbestätigung, Antwort, Zuweisung, Erinnerung an Kunden (customer_reminder), SLA-Meldung u. a. – lassen sich ersetzen. Platzhalter wie {customer_name}, {ticket_number}, {subject} und {ticket_url} werden beim Versand gefüllt.
Alle automatischen Mails haben denselben Rahmen: Kopf mit Name oder Logo (Einstellungen → Design), Überschrift, die Ticketnummer als Karte mit Farbbalken, der Antworttext im Zitatkasten, ein großer Knopf und eine ruhige Fußzeile. Der Aufbau ist für Outlook, Gmail, Apple Mail und Handys gebaut (feste Breite 600 px, die auf kleinen Bildschirmen schrumpft; in Outlook ist der Knopf ein echter Knopf). Texte, die ihr unter E-Mail-Vorlagen angepasst habt, bekommen den Rahmen automatisch. Mails von Plugins behalten ihr eigenes Aussehen. Eine Vorschau mit Beispieldaten erzeugt tools/mail_preview.php.
Scheitert der Versand (Server nicht erreichbar, falscher Port, Störung), geht die Mail nicht verloren: DeskHub speichert sie und versucht es erneut – nach 5, 10, 20, 40 und 60 Minuten, danach alle 2 bis 6 Stunden, höchstens 10-mal und höchstens 48 Stunden lang; dann gilt sie als aufgegeben.
.invalid kommen nicht in die Warteschlange. Mit dem Schalter lässt sich die Funktion ausschalten.Frei gestaltbare Inhaltsseiten für das Kundenportal (Impressum, AGB, Datenschutz, Hilfe). Jede Seite hat Titel, Adresse, Inhalt im Editor und Sichtbarkeit; veröffentlichte Seiten erscheinen im Portal, meist in der Fußzeile.
Öffentliche Hilfe-Artikel mit Kategorien, Titel, Text, Status (veröffentlicht/Entwurf) und Suche. Veröffentlichte Artikel erscheinen im Portal, in den Antworten des Assistenten und als Vorschlag in der Ticketansicht („Dazu passend“).
Adminportal → Digitaler Assistent mit drei Bereichen:
Das Recht „Digitalen Assistenten verwalten“ lässt sich auch einer Rolle geben; die Verwaltung gibt es ebenso in Windows-Programm und Android-App.
Dienste mit Zustand In Betrieb, Wartung, Eingeschränkt oder Ausfall und Störungsmeldungen mit Updates. Eine Meldung kann den Dienst gleich umstellen; „Behoben“ setzt ihn zurück, solange keine andere Meldung offen ist. Dienste mit Prüfziel (Domain oder IP mit Port, auch ein Minecraft-Server) werden automatisch überwacht; fällt einer aus (zwei Prüfungen hintereinander) oder läuft wieder, bekommen die Administratoren eine Mail und eine Push-Nachricht (höchstens eine je Dienst und Richtung in 10 Minuten; abschaltbar). Mit „Intern machen“ erscheint ein Dienst nur für Mitarbeiter und nicht auf der öffentlichen Seite.
Deutsch ist eingebaut; jede weitere Sprache ist ein Plugin („Sprachpaket“) und braucht keine Änderung am Server. Adminportal → Sprachen zeigt installierte Sprachen, die Standardsprache und eine Tabelle, welches Plugin für welche Sprache Texte mitbringt. Mit dem Sammelmodus für Übersetzer merkt sich DeskHub die Texte besuchter Seiten, „Vorlage laden“ liefert eine fertige strings.json. Besucher wechseln die Sprache über die Flaggen. Mitgeliefert ist English (rund 3400 Einträge).