Alle Kunden-Konten im Überblick mit Name, E-Mail, Organisation und Anzahl Tickets. Von hier öffnet ihr das Kundenprofil, legt Konten an oder bearbeitet sie. Nur echte Administratoren haben Zugriff.
Mehrere Kunden werden zu einer Firma gebündelt. Tickets lassen sich so gemeinsam betrachten, und Kollegen eines Kunden sehen gegenseitig ihre Tickets, wenn die Organisation das erlaubt.
Die Mitarbeiterverwaltung zeigt je Person Avatar oder Initialen, Name und E-Mail, die Rolle (Administrator, eigene Rolle oder Mitarbeiter, dazu „🔒 2FA an“), Abteilung samt weiteren Abteilungen und Teams, die Zahl der offenen Tickets, zuletzt aktiv (grüner Punkt bis 5 Minuten) und den Status (Aktiv, Deaktiviert, Im Urlaub, „Anmeldung zeitweise gesperrt“). Oben stehen Filter (Alle, Administratoren, Mitarbeiter, Deaktiviert, Gesperrt – jeweils mit Zahl) und ein Suchfeld nach Name, E-Mail, Abteilung und Rolle.
Rechts gibt es Bearbeiten und das Menü ⋯:
Bei Mitarbeitern mit Passkeys zeigt die Liste „🔑 n Passkeys“, und das Menü enthält „Passkeys entfernen (n)“.
Im Bearbeiten-Formular stellt ihr Name, E-Mail, Passwort, Hauptabteilung, weitere Abteilungen mit jeweils eigener Rolle, Teams, Urlaubsstatus und Vertretung ein; ein Mitarbeiter kann so „Teamleitung“ in Technik und „Agent“ im Vertrieb sein. Im Reiter „Zugriff“ legt ihr fest, ob das Konto aktiv ist und welche Adminportal-Bereiche (als Co-Admin) freigeschaltet sind.
Unter dem Formular steht die Karte „Passkeys von …“: Alle Passkeys der Person mit Name, Datum und „zuletzt benutzt“. Mit Entfernen löscht ihr einen einzelnen Passkey, mit „Alle Passkeys entfernen“ alle. Der Mitarbeiter bekommt eine Mail und kann sich weiter mit Passwort (und 2FA) anmelden.
Teams sind Gruppen von Mitarbeitern, an die Tickets zugewiesen oder Benachrichtigungen gerichtet werden können (z. B. „Nachtschicht“).
Rollen sind Sammlungen von Rechten. Jeder Mitarbeiter hat entweder keine Rolle (dann gelten die Standardrechte) oder eine eigene Rolle; je Abteilung kann er eine andere haben. Administratoren dürfen immer alles. Ein Recht für einen Adminportal-Bereich macht eine Person zum Co-Admin genau für diesen Bereich: Sie sieht das Adminportal im Menü, aber nur die Punkte, für die sie ein Recht hat.
Mit dem Update legt DeskHub elf fertige Rollen an. Sie sind ganz normale Rollen: Ihr könnt Rechte ändern, die Rolle umbenennen oder löschen. Vorhandene Rollen werden nie überschrieben. Eine gelöschte Rolle legt der Knopf „Fehlende Rollen anlegen“ auf der Rollen-Seite wieder an (nur Administratoren). Auf der Rollen-Seite tragen sie das Kennzeichen „vordefiniert“.
| Rolle | Für wen / was sie darf |
|---|---|
| Co-Administrator | Alle Rechte, die sich vergeben lassen. Kein echter Administrator: Einstellungen, Backup, System-Update, Plugins, API-Schlüssel, Webhooks, Import und Sicherheitsprüfung bleiben gesperrt. |
| Support-Manager | Leitet den Support: Tickets inklusive Löschen und Export, Einrichtung (Abteilungen, Prioritäten, Themen, Regeln, Felder), Mitarbeiter, Teams, Protokolle, Mail-Warteschlange. Keine Rollenverwaltung. |
| IT / Technik | Betrieb: Tickets bearbeiten, dazu Postfächer und E-Mail-Adressen, Mail-Warteschlange, Anmelde-Wächter, Statusseite, Regeln, Eskalationen, Protokoll, Probleme, Ticket-Felder, Hilfe. |
| Teamleitung | Wie Mitarbeiter, dazu Löschen, Export, Zeiterfassung, Textbausteine, Wissensdatenbank, Teams und Schichten. |
| Support 2nd Level | Erfahrene Mitarbeiter: Tickets bearbeiten, Probleme verwalten, Export und Zeiterfassung. |
| Support 1st Level | Einstieg: antworten, Notizen, zuweisen, Tickets anlegen und verknüpfen, E-Mails abrufen. Kein Schließen, Verschieben, Zusammenführen oder Sperren. |
| Redaktion (Wissen und Inhalte) | Pflegt Wissensdatenbank, digitalen Assistenten, Textbausteine, Ticket- und E-Mail-Vorlagen, Seiten und Sprachen. |
| Auswertung / Controlling | Berichte (auch per E-Mail), Export, Zeiterfassung, Protokoll. Bearbeitet keine Tickets. |
| Teamverwaltung / Schichtplanung | Mitarbeiter, Teams, Status und Schichten, Geschäftszeiten, Anmelde-Wächter ansehen. |
| Aushilfe / Praktikant | Nur antworten, Notizen schreiben und Kundenprofile ansehen. |
| Nur lesen | Tickets, Kundenprofile und Berichte ansehen, nichts ändern. |
Ohne Rolle gelten die Standardrechte eines Mitarbeiters. Im Formular steht „Mitarbeiter“ zusätzlich als Vorlage zum Laden bereit.
Die Rechte-Übersicht auf der Rollen-Seite zeigt in einer Tabelle, welche Rolle welches Recht hat. Wer kein Administrator ist, kann in einer Rolle keine Rechte vergeben, die er selbst nicht hat; so lässt sich niemand zum Administrator hochstufen.
| Gruppe | Rechte (Standard für Mitarbeiter ohne Rolle in Klammern: ✓ an, – aus) |
|---|---|
| Tickets bearbeiten | Tickets beantworten ✓ · Interne Notizen ✓ · Schließen/lösen ✓ · Zuweisen ✓ · Übertragen (Abteilung ändern) ✓ · Tickets erstellen ✓ · Zusammenführen und teilen ✓ · Verknüpfen ✓ · Löschen – (gilt auch für die Sammelaktion) |
| Kunden und Sperren | Kundenprofile ansehen ✓ · Kundenverzeichnis verwalten – · Organisationen verwalten – · Sperrliste und Absender sperren ✓ |
| Auswertung und Export | Berichte einsehen ✓ · Berichte per E-Mail versenden ✓ (externe Empfänger nur Administratoren) · Tickets als CSV exportieren – · Zeiterfassung einsehen – · Admin-Protokoll einsehen – |
| E-Mails jetzt abrufen ✓ · E-Mail-Adressen und Postfächer – · E-Mail-Vorlagen – · Mail-Warteschlange – | |
| Inhalte und Vorlagen | Textbausteine – · Ticket-Vorlagen – · Wissensdatenbank – · Digitaler Assistent – · Seiten im Portal – · Sprachen – · Statusseite – · Ansichten mit dem Team teilen ✓ |
| Einrichtung | Abteilungen – · Prioritäten/SLA – · Hilfethemen – · Ticket-Felder und Listen – · Ticket-Regeln und wiederkehrende Tickets – · Eskalationsregeln – · Geschäftszeiten – · Problemmanagement – |
| Team und Sicherheit | Mitarbeiter verwalten (auch Sperre aufheben, Überall abmelden, Passkeys entfernen) – · Teams – · Rollen – · Status und Schichten der Kollegen ändern – · Anmelde-Wächter ansehen – · Hilfe und Handbuch – |
Fett gesetzte Rechte sind neu ab Server 1.0.85.
Der Wächter schützt die Anmeldung der Mitarbeiter (Web und Apps) und ist fest eingebaut.
dh_device) oder eine App. Ein Ort ist das Land (wenn Cloudflare es mitschickt) oder das Netz der IP-Adresse. Die erste Anmeldung eines Kontos wird still gemerkt.Alle wichtigen Änderungen und Ereignisse: wer was wann geändert hat (Einstellungen, Rollen, Mitarbeiter, Backups, Plugin-Aktivierungen, Anmeldungen über Plugins, Übergaben an die Weboberfläche) sowie fehlgeschlagene automatische E-Mails mit der Fehlermeldung des Anbieters.
Prüft die Einrichtung der Installation und ruft interne Adressen selbst von außen ab, um zu sehen, ob Konfiguration, Datenbank, Backups oder Programmcode erreichbar wären. Nach der Installation und nach jeder Änderung am Webserver einmal ausführen; jeder Punkt zeigt „in Ordnung“ oder was zu tun ist.
Adminportal → Hilfe (Recht „Hilfe und Handbuch“; standardmäßig nur Administratoren) enthält das Handbuch als PDF zum Herunterladen mit Größe, Stand, Version und Prüfsumme, eine Kurzhilfe („Erste Schritte“ und „Wenn etwas nicht funktioniert“, jeweils mit Sprungmarken) und die Daten dieser Installation. Das Handbuch kommt mit jedem Update im Programmpaket mit (docs/DeskHub-Handbuch.pdf); einen Upload gibt es nicht.
Ein Problem bündelt mehrere Tickets mit derselben Ursache (z. B. „Mailserver-Ausfall“). Ihr erfasst das Problem mit Titel und Beschreibung, verknüpft Tickets und seht im Ticket die zugehörigen Probleme (Reiter „Organisation“). So lässt sich die Ursache einmal beheben und alle betroffenen Tickets gemeinsam abschließen.