Die Apps

DeskHub gibt es als Windows-Programm, Android-App und Chrome-Erweiterung. Alle drei sind für Mitarbeiter und Administratoren gedacht, sprechen mit eurem Server über die Mitarbeiter-Schnittstelle und zeigen nur, was die Rolle erlaubt. Dazu kommen das WordPress-Plugin und das Minecraft-Plugin (Kapitel 16).

Einrichtung (alle Apps)

App installieren (Download im Mitarbeiterbereich unter „Apps“).
Beim ersten Start die Adresse eurer DeskHub-Installation eingeben, zum Beispiel https://eure-domain.de. Die App merkt sie sich.
Mit dem Mitarbeiter-Konto anmelden (bei aktivierter 2FA mit Code).

Windows-Programm

Das Windows-Programm hat ein helles und ein dunkles Design (umschaltbar oder nach System), eine eigene Titelleiste und die Sprachen Deutsch und English (Flaggen in der Kopfleiste und auf der Anmeldung). Es läuft auch unter Linux (AppImage/tar.gz); für den Mac muss es selbst gebaut werden. Die Bilder in diesem Abschnitt stammen aus einer Test-Attrappe mit Beispieldaten.

Anmeldung: Serveradresse, E-Mail und Passwort. Übersicht mit Kennzahlen und zuletzt aktualisierten Tickets.

Tickets

Reiter und Filter wie im Web: Alle aktiven, Meine, Nicht zugewiesen, Überfällig, Bald fällig, Pausiert, Wiedervorlage, Beobachtet, Erledigt, Alle; Suche; gespeicherte Ansichten; Sammelaktionen; „📥 E-Mails abrufen“ in der Kopfleiste.

Ticketliste.

Im Ticket stehen Verlauf, Antwortfeld mit Textbausteinen der Abteilung, Signatur-Auswahl mit Vorschau, Status, Zuweisung, Priorität, Auf später (1 Stunde bis 1 Woche oder eigener Zeitpunkt), Beobachten, die Karte „Dazu passend“, Beobachter und Cc, die Kundenbewertung und bei E-Mail-Tickets „📎 Anhänge laden“. „Im Browser“ öffnet die Ticketseite für Zusammenführen, Teilen und Drucken. Ein von jemand anderem bearbeitetes Ticket ist gesperrt; Administratoren können es mit „Sperre aufheben und übernehmen“ übernehmen.

Ein Ticket im Windows-Programm. Neues Ticket mit Ticket-Vorlage.

Weitere Bereiche

Aufgaben. Kundensuche. Team-Chat. Live-Chat mit Kunden. Berichte: Zufriedenheit und Bericht-Baukasten. Verfügbarkeit und Schichten. Verwaltung (Kacheln je nach Rechten). Einstellungen: Darstellung, Windows (Autostart, Verhalten beim Schließen) und Benachrichtigungen. Dunkles Design.

In den Bildern erscheinen Hinweise wie „Mock: … nicht vorhanden“. Das sind Platzhalter der Test-Attrappe für Bereiche, die in dieser Demo keine Daten haben; im echten Programm sind diese Bereiche mit dem Server verbunden.

Zähler und Benachrichtigungen: Der Zähler zeigt, wie viele Tickets jetzt Aufmerksamkeit brauchen (offen, unbeantwortet, euch oder niemandem zugewiesen, nicht zurückgestellt, kein Spam, seit der letzten Kundennachricht von euch nicht geöffnet). Öffnen, Beantworten, Schließen, Zuweisen oder Zurückstellen – auch anderswo – nimmt ein Ticket beim nächsten Abruf (Standard alle 30 Sekunden, einstellbar) aus dem Zähler. Windows-Benachrichtigungen erscheinen nur für neue Tickets.
Windows-Einstellungen: Mit Windows starten, beim Schließen in den Infobereich wechseln, Benachrichtigungen und deren Abfrage-Intervall, Testbenachrichtigung.
Update-Hinweis: Beim Start und alle 6 Stunden prüft die App die neueste Version. Das Banner „Update verfügbar“ bietet Jetzt aktualisieren (Setup laden, SHA-256-Prüfsumme kontrollieren, starten) und Später.
Verbindung: Ein Banner zeigt fehlende Verbindung zum Server mit automatischem Wiederholen und dem Knopf „Jetzt erneut versuchen“.

Android-App

Für die Android-App liegen in diesem Handbuch keine Bildschirmfotos vor; die Beschreibung folgt dem Funktionsumfang der Version 3.5.2.

Die Android-App (Version 3.x) hat ein neues Design mit hellen, runden Karten in Blau/Türkis und einem Dunkelmodus. Unten schwebt die Navigation: Start, Tickets, Chat, Kunden und Mehr. „Mehr“ enthält Kacheln für Aufgaben, Status, Benachrichtigungen, Sprache (Deutsch/English) und die Verwaltung nach Rechten.

Tickets: Liste mit Reitern, Suche, gespeicherten Ansichten; im Ticket Antworten (mit Textbausteinen der Abteilung und Signatur-Auswahl), interne Notizen, Status, Zuweisung, Auf später, Beobachten, Karte „Dazu passend“, Beobachter und Cc, Kundenbewertung, „📥 E-Mails abrufen“ und „📎 Anhänge laden“.
Start (Dashboard): Kennzahlen, Zufriedenheit und eure offenen Tickets.
Chat, Live-Chat, Kunden, Aufgaben, Status wie im Web.
Verwaltung (Admins und Co-Admins): Abteilungen, Prioritäten, SLA-Pläne, Hilfethemen, E-Mail-Adressen (mit Test), Wissensdatenbank, E-Mail-Vorlagen, Organisationen, Mitarbeiter, Teams, Rollen, Admin-Protokoll, Eskalationsregeln, Zeiterfassung, Geschäftszeiten, Sperrliste, Statusseite, digitaler Assistent, Bericht-Baukasten. Systemnahe Bereiche (Backup, System-Update, Plugins, API-Schlüssel, Webhooks, Postfächer, Ticket-Felder, Seiten, Einstellungen) gibt es bewusst nur im Web.
Push-Benachrichtigungen: Popups bei neuen Tickets, Kundenantworten, Zuweisungen, Live-Chats, SLA-Überschreitungen, Erwähnungen, Wiedervorlagen und wartenden Tickets – auch bei geschlossener App. Auf Kundenantworten lässt sich direkt in der Benachrichtigung antworten. Pro Mitarbeiter sind bis zu 10 Geräte möglich. Standardmäßig steht nur „Neues Ticket #T-123“ in der Nachricht; Betreff und Kundenname verlassen den Server nicht.
Welche Popups? Im Profil und in der App unter Verwaltung → Benachrichtigungen wählt jeder die Arten und stille Zeiten; „Testnachricht“ prüft die Einrichtung. Ein Popup bekommt nur, wer das Ticket sehen darf.
Widget (ab 3.1): Auf dem Startbildschirm in drei Größen. Klein: Meine offenen und Überfällige. Mittel: vier Kennzahlen und die drei wichtigsten Tickets als Nummern. Groß: zusätzlich „Neues Ticket“, „Alle Tickets“ und der eigene Status zum Umschalten. Es zeigt bewusst keine Betreffs oder Kundennamen, wird rot bei Überfälligem und aktualisiert sich etwa alle 30 Minuten, beim Tippen auf ⟳, beim Öffnen der App und bei jeder Push-Nachricht.
Update-Hinweis: Wie beim Windows-Programm; die APK wird geladen und geprüft, dann öffnet sich der Android-Installer (einmalige Erlaubnis „Aus dieser Quelle installieren“). Bei Play-Store-Installationen aktualisiert Google selbst.
Absturzmeldung: Stürzt die App ab, meldet sie das beim nächsten Start an den eigenen Server (Aktivitätsprotokoll); es gehen keine Ticketinhalte und nichts an Dritte.

Eine neue Version wird nur über die alte installiert, wenn sie mit demselben Signaturschlüssel erstellt wurde und eine höhere Versionsnummer hat. Nach einem Update die App einmal ganz schließen und neu öffnen.

Chrome-Erweiterung

Für die Chrome-Erweiterung liegen in diesem Handbuch keine Bildschirmfotos vor.

Die Erweiterung läuft in Chrome, Edge und Brave (Manifest V3) auf Windows, Mac und Linux und ist ein kleiner Arbeitsplatz in der Browserleiste:

Start mit eigenem Status und Kennzahlen, Ticketliste mit Filtern und Suche, Ticket-Ansicht zum Lesen und Antworten (Textbausteine, Signatur, Status danach), interne Notiz, Status, Zuweisung, Wiedervorlage und Beobachten.
Aufgaben, Ticket anlegen (auch per Rechtsklick auf markierten Text) und ein Zähler mit Benachrichtigungen (Abfrage alle 30 Sekunden, ältere Chrome-Versionen jede Minute).
Läuft als Popup, in Chromes Seitenleiste oder als eigenes Fenster; Tastenkürzel Alt+Shift+N und Alt+Shift+D, Adressleisten-Suche „dh“.

Installieren

ZIP aus „Apps“ laden und entpacken.
chrome://extensions öffnen, Entwicklermodus einschalten, „Entpackte Erweiterung laden“, Ordner wählen (eine ältere Version vorher entfernen).
Anmelden mit Server-Adresse, E-Mail und Passwort (bei Authenticator mit Code).

Sicherheit: nur HTTPS, keine Cookies, keine Weiterleitungen; das Token liegt nur im lokalen Speicher, Abmelden sperrt es auf dem Server und löscht lokale Entwürfe.
Update-Hinweis: alle 6 Stunden; bei neuer Version erscheint eine Benachrichtigung und ein Hinweis mit „Download-Seite öffnen“. Aktualisieren bleibt Handarbeit (ZIP laden, in denselben Ordner entpacken, unter chrome://extensions neu laden).
Grenzen: Meldungen nur bei geöffnetem Browser; Anhänge werden angezeigt, zum Herunterladen das Ticket im Browser öffnen. Ein geöffnetes Ticket ist für andere gesperrt (wie im Web).

Push-Benachrichtigungen im Browser und Sicherheit der Apps

Alle Apps melden sich mit eigenem Token an. Von allen Geräten abmelden (Profil → Sicherheit oder durch einen Administrator) löscht diese Tokens; die Apps verlangen danach eine neue Anmeldung. Der Anmelde-Wächter schützt App-Anmeldungen wie die im Browser.