Installation und erste Schritte

Voraussetzungen

Der Installationsassistent

  1. Alle DeskHub-Dateien auf den Server hochladen (zum Beispiel per FTP).
  2. Im Browser eure-domain.de/install/ aufrufen.
  3. Dem Assistenten folgen: Datenbank-Zugangsdaten, Website-Name, erstes Admin-Konto.
  4. Danach unter eure-domain.de/staff/login.php mit dem neuen Konto anmelden.

Der Assistent prüft zuerst die Voraussetzungen (PHP-Version, Datenbanktreiber, openssl, beschreibbare Ordner). Das Admin-Passwort braucht mindestens 10 Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffer und Sonderzeichen. Zum Schluss spielt er alle Datenbank-Änderungen ein, erzeugt den Verschlüsselungsschlüssel und sperrt sich selbst. Fehler bei der Datenbankverbindung erklärt er verständlich (falsches Passwort, Server nicht erreichbar, Datenbank fehlt).

Löscht nach der Installation den Ordner install vom Server (oder sperrt ihn). Der Assistent überschreibt eine bestehende Installation nie: Existiert schon eine config/config.php mit Datenbank und Mitarbeiterkonten, meldet er „Bereits installiert“.

Schnellstart: die ersten fünf Schritte

Direkt nach der Installation läuft DeskHub, kann aber noch keine E-Mails verschicken oder abrufen. Arbeitet diese Liste einmal ab:

#WasWoWarum
1Abteilungen anlegen (z. B. „Technik“, „Vertrieb“)Adminportal → AbteilungenJedes Ticket gehört zu genau einer Abteilung
2SMTP einrichten (E-Mail-Versand)Adminportal → Einstellungen → E-MailDamit Kunden Bestätigungen bekommen
3Postfach einrichten (E-Mail-Abruf, optional)Adminportal → Postfächer (Abruf)Damit eingehende Mails zu Tickets werden
4Automatisierung prüfenAdminportal → Einstellungen → Cron-JobsDamit Versand, Abruf und Prüfungen von selbst laufen
5Mitarbeiter anlegenAdminportal → MitarbeiterDamit nicht nur ihr allein Tickets bearbeitet

Automatisierung (Cron-Jobs)

Einige Aufgaben müssen regelmäßig von selbst laufen: E-Mail-Abruf (alle 5 Minuten), SLA-Prüfung (alle 15 Minuten), Eskalationsregeln (stündlich), wiederkehrende Tickets (täglich), Backups (nach Zeitplan), Datenanonymisierung (täglich), außerdem Wiedervorlagen, geplante Antworten, Berichtsversand und Mail-Warteschlange. Unter Einstellungen → Cron-Jobs gibt es drei Wege:

WegBeschreibung
A: Hintergrund-Betrieb (Standard)Von Anfang an aktiv. Sobald jemand die Website, das Backend oder eine App nutzt, prüft DeskHub, ob etwas fällig ist, und führt es aus. Reicht bei regelmäßigen Besuchern.
B: Echter Server-CronjobMit eigenem Server und Shell-Zugriff trägt DeskHub per Klick auf „Jetzt installieren“ die nötigen Cronjobs selbst ein. Läuft zuverlässig zur exakten Zeit, auch nachts.
C: ManuellJede Aufgabe hat einen Knopf „Jetzt ausführen“.
Einstellungen → Cron-Jobs: Aufgaben mit Zeitplan, letztem Lauf und „Jetzt ausführen“.
Bei einem eigenen Server richtet Weg B ein und schaltet danach den eingebauten Ersatz ab: Lange Jobs (Backup, Mail-Abruf) belegen sonst einen Webserver-Prozess, und hinter Cloudflare kann das zur Fehlerseite „524“ führen.

Betrieb absichern (Kurzfassung)

  1. HTTPS einrichten und die Website-URL in den Einstellungen auf https:// stellen.
  2. Interne Ordner sperren (auf Apache erledigt die mitgelieferte .htaccess das; auf nginx tragt ihr die Regeln aus der README ein).
  3. Hinter einem Reverse-Proxy (nginx, Traefik, Caddy, Cloudflare) die vertrauenswürdigen Proxys in der config.php eintragen, damit die echte Besucher-IP erkannt wird.
  4. Den Ordner install/ löschen, PHP-Fehleranzeige abschalten, Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Administratoren aktivieren.
  5. Backups einrichten und prüfen, den Ordner backups/ nie öffentlich machen.
  6. Die Sicherheitsprüfung im Adminportal einmal ausführen (siehe Kapitel 17).